Có một số bạn hỏi tài liệu, cách triển khai 5s tại doanh nghiệp, mình xin chia sẻ cách mình đang triển khai nhé.
Trước khi vào nội dung chính, mình lưu ý một số điểm sau:
– Chia sẻ này được viết lại từ 1 người đã từng triển khai 5s tại doanh nghiệp thất bại. Đúc rút kinh nghiệm, hiện giờ thay đổi cách làm, đưa vào triển khai và vẫn đang duy trì khá hiệu quả.
– Áp dụng bất cứ hoạt động nào cũng cần cân nhắc yếu tố văn hoá, đặc thù ngành nghề, đặc thù nhân sự của tổ chức. Do vậy, hãy suy nghĩ thấu đáo về các đặc điểm doanh nghiệp của bạn để vận dụng phù hợp nhé.
– 5s là gì và tại sao nên áp dụng tại doanh nghiệp thì bạn đọc thông tin từ anh Gu gồ nhé, click chuột ra cả gần 4 triệu kết quả, mình chỉ chia sẻ cách mình triển khai tại doanh nghiệp.
– Tài liệu, chương trình triển khai 5s mình share được, ai cần inbox nhé.
Giờ, vào việc ạ!
CÁCH ĐÃ LÀM VÀ…THẤT BẠI
Xây dựng, ban hành quy định chung chung
Truyền thông, đào tạo chung chung
Thiếu giám sát, duy trì
Được một thời gian thì trôi vào quên lãng, đâu lại vào đấy 
LÀM LẠI TỪ “ĐAU THƯƠNG”
BAN HÀNH QUY ĐỊNH
Quy định là nền tảng để triển khai. Do vậy, quy định càng rõ ràng càng tốt, cụ thể hoá bằng hành vi của mỗi “S” tại mỗi khu vực.
Ban hành văn bản chính thống, yêu cầu sự tuân thủ của các thành viên.
Có cơ chế thưởng, phạt rõ ràng. Cái này thì tuỳ theo đặc điểm mỗi doanh nghiệp để có chế tài nhé. Bên mình thì vui vui thôi, đóng quỹ, gom gom được nhiều thì liên hoan, cả làng cùng vui ^^
TRUYỀN THÔNG, ĐÀO TẠO
Có cơ chế rồi thì thực hiện ban hành truyền thông, đào tạo thôi. Ngoài cách thông thường, bên mình áp dụng thêm một số cách sau:
Tối ưu visual bằng hình ảnh, video, poster để truyền tải nội dung: cách thực hiện theo từng “S”, hình ảnh trước – sau khi áp dụng 5s, lợi ích mang lại…
Nhạc hiệu (cái này hiệu quả nè, âm nhạc có sức mạnh kỳ diệu lắm):
Biên lời cho 1 đoạn nhạc ngắn, nhờ luôn “ca sĩ” cây nhà lá vườn thu âm, bật trên hệ thống âm thanh công ty vào khung giờ cố định hàng ngày và truyền thông thành văn hoá, nhạc hiệu nổi lên là anh em 5s.
Những gì được truyền tải hàng ngày, định kỳ thế này thì dễ đi vào thói quen, mà khi đã là thói quen thì 5s dễ thành công rồi.
TRIỂN KHAI
Sàng lọc triệt để: Chữ S đầu tiên là “Sàng lọc” trong bộ 5s đó ạ.
Làm việc này thành công mới là tiền đề để các S tiếp theo có hiệu quả, bởi nếu bỏ qua “Sàng lọc” thì chẳng mấy là trở về tình trạng cũ.
Khi bắt đầu triển khai, “Sàng lọc” là cuộc chiến đau thương đấy, vì có quá nhiều thứ không sử dụng, quá hạn, lỗi thời cần bỏ đi mà tâm lý chung thì ai cũng ngại dọn bỏ. Bạn cần truyền thông và tổ chức thực hiện việc này kỹ lưỡng, đồng loạt, dành riêng hẳn một vài ngày tập trung sàng lọc ở tất cả các khu vực, phòng ban.
Lập team Đại sứ 5s: “Một cánh én nhỏ chẳng làm nên mùa xuân” – Để triển khai 5s hiệu quả tới các bộ phận, chỉ riêng HR, Admin “ra tay” là không hiệu quả, mà nếu làm không khéo thì còn bị ghét cơ.
Một lời khuyên là HR chủ trì nên huy động team, gồm đại diện các đơn vị, chọn thành viên cũng cần chọn cho khéo à nha, chọn được những đồng chí tích cực xen lẫn những đồng chí có “xu hướng đi ngược 5s” để bổ trợ thì cũng thú vị lắm nhá.
Bên mình có team “Đại sứ 5s”, vui phết! Team này sẽ cần được truyền thông, đào tạo kỹ và thường xuyên hơn về lợi ích khi triển khai 5s, cách thức tổ chức thực hiện… các thành viên trong team sẽ là “những cánh én” giúp HR truyền tải thông điệp và tổ chức thực hiện đến đơn vị mình.
DUY TRÌ
Phân công team giám sát:
Team “Đại sứ” sẽ là những thành viên cốt cán. Trong team “Đại sứ” bên mình còn tự phong các tiểu ban 
Tiểu ban giám sát, tiểu ban thu tiền, tiểu ban bêu riếu… Team này đúng là “ăn cơm nhà vác tù và hàng tổng” và toàn những thành viên “cá tính” nên HR chủ trì cũng cần khéo léo lựa chọn cách tương tác, truyền thông để team hoạt động hiệu quả.
Các hoạt động duy trì:
– Phát động các cuộc thi: có thể thi theo đơn vị như bộ phận không mắc lỗi 5s trong 1 tháng hoặc thi khu vực làm việc chuẩn 5s, chụp ảnh, post lên các kênh, chấm theo lượt like…
– Ý tưởng Icon mặt cười, mặt mếu, mặt nghiêm được in ra để gắn vào bàn làm việc khi team giám sát đi kiểm tra cũng là ý tưởng hay. Còn như bên mình hiện giờ thì đi kiểm tra, chụp ảnh, post luôn lên nhóm chung của công ty rồi lại thảo luận rất xôm, rất vui, thu phạt nhau. Từ đó, các thành viên khác đều được tiếp nhận thông tin và cũng tự “dè chừng” để bàn làm việc của mình đảm bảo 5s, không là được xuất hiện trên các kênh truyền thông ngay ^^
Khi giám sát có thể xảy ra tranh luận
Không đáng ngại! Nơi nào có tranh luận, nơi đó có sự phát triển. Nếu team giám sát bắt lỗi mà nhân viên không phục thì sự trao đổi qua lại đó vẫn giúp 5s đang trong tâm trí và sự lưu ý của mỗi người. Tuy nhiên, HR cần lưu ý đảm bảo mức độ tranh luận trong phạm vi phù hợp nhé, đừng để trở thành mâu thuẫn lại đau đầu đi gỡ 
Đó! Lợi ích của 5s thì không bàn cãi rồi, tác động tích cực đến môi trường, tâm lý làm việc, nâng cao hiệu suất… Vậy thì triển khai thôi, cứ hành động rồi sẽ tìm được cách phù hợp nhỉ!
ACE comment thêm ý tưởng hoặc chia sẻ vụ triển khai 5s này tại công ty mình cho nhau học hỏi nhé!