Quản lý thời gian – chủ đề tưởng như đã cũ, được đề cập ở rất nhiều các sách báo, được đưa vào là giáo trình, môn học tại nhà trường. Thế nhưng thực tế, chủ đề này vẫn luôn “hot”, bởi đây là yếu tố quan trọng quyết định chất lượng và năng suất cuộc sống. Và mình cũng vậy, bao năm rồi, mình vẫn lùng sục đọc các cuốn sách về quản lý thời gian, tìm hiểu phương thức để sử dụng thời gian hiệu quả.
Trên thực tế, không phải hướng dẫn nào cũng phù hợp, mình cũng đã thử rất nhiều phương thức và đúc rút ra các cách hiệu quả với bản thân:
1. Danh mục việc cần làm – To do list
Với mình, việc này là bắt buộc để sử dụng thời gian hiệu quả. Tất cả các việc cần thực hiện mình ghi vào cuốn sổ tay, hoàn thành việc nào mình gạch đi, cảm giác rất “đã” khi gạch những việc đã xong. Có rất nhiều ứng dụng quản lý “To do list” nhưng cách hiệu quả nhất với mình là sổ tay, chỉ cần một cuốn sổ đơn giản, mỏng nhẹ. Hôm nào không tiện ghi sổ, mình thường note luôn trong điện thoại.
“To do list” giúp mình kiểm soát các công việc cần làm, tránh bị sót hoặc quên việc, đặc biệt với công việc HR sẽ thường xuyên có những việc phát sinh, như một thói quen, mình ghi ngay các việc ngoài kế hoạch vào sổ. Chính nhờ vậy, mình luôn có cảm giác kiểm soát được mọi việc, không bị cuốn theo những phát sinh gặp phải.
Có một lưu ý khi thiết lập “to do list” là bạn cần đánh giá mức độ quan trọng, gấp của từng việc. Mình thực hiện việc này quen rồi nên chỉ cần đánh dấu (*) vào việc ưu tiên là biết để sắp xếp công việc cho phù hợp.
2. Ăn con ếch trước (Eat that frog)
Đây là phương thức thường được nhắc đến trong các tài liệu về quản lý thời gian. Con ếch thì khó nuốt rồi, điều này có nghĩa những việc khó, quan trọng cần được xử lý trước.
Tâm lý chung mọi người thường thích làm việc dễ, nhanh. Đây là nguyên nhân cả ngày bận rộn nhưng không hiệu quả khi chúng ta không dành thời gian giải quyết các việc khó, quan trọng, những việc đóng góp đến 80% sự thành công.
Vì ếch khó nuốt nên mình cũng hay có kiểu tránh né nó. Sự trì hoãn làm những việc khó đã gây ra không ít những hậu quả cho mình, thường để sát nút thời hạn mới giải quyết và chất lượng công việc không cao.
Vậy giải pháp nào để nuốt con ếch này dễ dàng hơn? Cứ ăn nó thôi! Bắt tay vào việc cho dù chỉ 5 phút, dần dần có đà việc sẽ cuốn mình đi như chiếc xe được khởi động, cứ theo đà mà tiến.
3. Khung giờ vàng
Biết được khung giờ nào mình làm việc tập trung, năng suất cũng là yếu tố quan trọng để giải quyết “to do list” hiệu quả. Có những người vào buổi sáng, sau khi ngủ dậy là khoảng thời gian họ tràn đầy năng lượng và sự tập trung nhất, họ sẽ dành thời gian này để giải quyết những con ếch khù khoằm; và ngược lại, những khung giờ dễ mất tập trung, uể oải họ sẽ dành để làm những công việc giản đơn hơn.
Với mình, sau bao lâu để ý để tìm ra khung giờ vàng cho bản thân, mình thấy giờ nào mình cũng có thể tập trung được, miễn là khi đó mình có năng lượng tốt, không mệt mỏi. Còn những hôm nào sức khoẻ và năng lượng không tốt, thì có khi cả ngày mình cũng vật vờ không làm được việc gì trọn vẹn.
Vậy nên, ngoài quản lý thời gian tốt thì quản lý năng lượng cũng là yếu tố quan trọng để có những ngày hiệu suất cao.
(Còn tiếp)
Kế hoạch hôm nay mình chỉ viết phần 1 chủ đề này nên tạm dừng ở đây còn đi làm việc khác 😊 Một số bí kíp thú vị về quản lý thời gian mình sẽ chia sẻ ở phần tiếp theo nhé.
Cảm ơn bạn đón đọc! Giờ thì hãy tập trung vào công việc của bạn đi nào!